¡Estamos cansados de reuniones largas, tediosas, aburridas e improductivas! Te presentamos estas recomendaciones para que tus reuniones productivas.
Estas son algunas frases que todos pensamos, comentamos pero muy pocas veces actuamos para que éstas sean más dinámicas y productivas.
Las reuniones deberían ser encuentros para resolver problemas y asegurar el desarrollo nuestros proyectos. Y ahora más que tenemos reuniones por Zoom o virtuales.
Es simple hacer una reunión productiva y esto se centra en: SER BREVE
Uno de los precursores de la ciencia de las buenas reuniones fue el ex- CEO de Intel, Andy Grove, ya que veía como su compañía perdía cientos de miles de doláres al día en este tipo de encuentros.
Claves para reuniones productivas
Aquí van algunas preguntas claves para llevar a cabo una reunión en la era de los datos:
- ¿Conoces el propósito de la reunión?
- ¿Tienes una agenda clara?
- ¿Conoces cuál es tu rol en la reunión?
- ¿Sigues las reglas para unos buenos minutos?
Un buen formato
Una buena idea es tener un formato de reuniones. Este formato puede tener los siguientes puntos:
- Enviar a los participantes antes de cada de cada reunión el listado de los puntos claves para esta.
- Quién va a liderar cada punto de la discusión.
- Cuánto tiempo tomará la reunión.
- Cuáles serán los resultados esperados de la reunión.
Ahora bien, ¿qué papel juega la data en esto?…. pues todo, ya que si los participantes en la reuniones llevan informes de avance en los objetivos del proyecto, usando analítica, herramientas de visualización y demás, estas reuniones pueden ser más ágiles y dar la posibilidad de cruzar datos de una manera ágil para la toma de decisiones.
Tener una buena reunión significa centrarse en lo realmente importante y tener claro el objetivo de la misma.
¿Alguna idea para una buena reunión?
¡Hola, Mauricio!
Gracias por el texto. Efectivamente, la exagerada programación de reuniones (sean presenciales o virtuales) están causando pérdida de capital en las organizaciones.
No es que esté en contra de ellas. El asunto está en identificar cuándo es necesaria una reunión, cuándo una conversación, cuándo una llamada, cuándo un correo.
Algo que, se me ocurre, sería interesante que los sistemas de videoconferencias agregaran es un conteo regresivo. Así los participantes serían conscientes del tiempo y no se extenderían en redundancias y trivialidades. Hay que ser prácticos.
Saludos 🙂
De acuerdo Juan. El foco y enfoque de la reunión es clave. ¿alguna propuesta para un formato en cómo llevar una reunión?
Gracias por escribir!